arsip

KEARSIPAN
Pengertian
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1.    The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
2.    Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu :
a.    Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.
b.    Kumpulan teratur dari bahan-bahan arsip, surat, kartu-kartu, mikrifilm-mikrifilm dan sebagainya yang dipakai setiap kali untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
c.    Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematis dan berurutan dari barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
•    Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
•    Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Ada 5 Sistem Penyimpanan Arsip
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
– Nama orang
– Nama perusahaan / organisasi
– Nama tempat / daerah
– Nama benda / barang
– Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1.    Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2.    Perlengkapan menyimpan surat
– Filling Cabinet
– Guide
– Folder
– Kartu kendali
3.    Pemberian kode surat
4.    Penyimpanan surat, dengan cara
– Membaca surat untuk mengetahui isi surat
– Memberi kode surat
– Mencatat surat dalam kartu kendali
5.    Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 2 macam:
1.    Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a.    Perlengkapan yang diperlukan adalah
•    Filling cabinet
•    Guide
•    Folder
b.    Daftar klasifikasi nomor
c.    Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
•    Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
•    Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
•    Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
•    Sebagai pedoman pemberian kode surat
•    Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
•    Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
•    Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
•    Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
•    Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
•    Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
•    Memberi kode surat
•    Mencatat surat kedalam kartu kendali
•    Mencatat surat pada kartu indeks
•    Menyimpan surat
•    Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
•    Menyimpan kartu kendali
2.    Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
•    Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
•    Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a.    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b.    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c.    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
Cara penyimpanan surat;
surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
•    Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
Penyimpanan surat melalui prosedur
a.    Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b.    Membaca surat
c.    Memberi kode surat
d.    Mencatat surat pada kartu kendali
e.    Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f.    Menyimpan surat
g.    Menyimpan kartu kendali
Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
Pembagian sistem tanggal
a.    Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b.    Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c.    Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a.    Laci menggambarkan tahun
b.    Guide menggambarkan bulan
c.    Folder menggambarkan tanggal
Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a.    Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b.    Mencatat surat pada kartu kendali
c.    Menyimpan surat.
Ada 3 Sistem Penataan Arsip
1)    Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2)    Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3)    Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
•    Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
•    Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
•    Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:
•    Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
•    Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.
•    Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
•    Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
•    Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.
•    Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
•    Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
•    Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
1.    mengumpulkan setiap surat yang masuk,
2.    meneliti ketepatan alamat
3.    menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.
Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperusahaan:

Gambar Buku Agenda Tunggal
Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
Berikut Format lembar disposisinya:

lembar disposisi
Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
1.    Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2.    Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
1.    Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2.    Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.


3.    Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4.    Memberi Kode

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
5.    Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

6.    Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

7.    Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.
Prosedur Penemuan Kembali (Finding)


Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1.    Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2.    Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3.    Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.

Contoh surat out slip:


Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat  disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.
4.    Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.
Penanganan Surat Masuk
1)    Penanganan surat masuk rahasia
a.    Penerimaan surat
 Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
•    Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
•    Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
•    Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
•    Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
b.    Pencatatan surat
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1.    Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2.    Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
c.    Pengarahan atau pengendalian surat
 Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.
1.    Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.
2.    Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
3.    Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
4.    Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
5.    Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.
d.    Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.
1)    Tata usaha unit pengolah Tugasnya adalah sehagai herikut.
•    Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sehagai hukti hahwa surat sudah diterima.
•    Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat.
•    Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat herikut lemhar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
•    Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 clan 2 yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
•    Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat herikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi.
•    Menerima surat dan lembar disposisi 1 kemhali dari pelaksana, jika surat tersehut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beherapa lama. Jika surat tersehut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sehagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.
2)    Pimpinan unit pengolah Tugasnya adalah sebagai berikut.
•    Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha unit pengolah
•    Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
•    Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada tata usaha unit pengolah.
3)    Pelaksana
Tugasnya adalah sebagai berikut.
•    Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
•    Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
•    Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

2)    Penanganan surat masuk biasa
1.    Penerimaan Surat
Tugasnya asalah sebagai berikut.
•    Menerima dan menyortir surat masuk
•    Membuka dan memeriksa kelengkapan surat
•    Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat
2.    Pencatat surat
Tugasnya adalah sebagai berikut.
•    Mencatat surat pada dua lembar pengantar
•    Meneruskan pada unit pengolah untuk diparaf oleh pengolah
3.    Unit pengolah
Tugasnya adalah sebagai berikut.
•    Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan sura

Penanganan Surat Keluar
a. Surat Penting
    1) Unit pengolah, bertugas:
•    Membuat draf dan mengonsep surat yang disetujui oleh pimpinan
•    Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh kepala tata usaha, kemudian kepala tata usaha memaraf disebelah kiri salam penutup pada lembar tindasan lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditanda tangani
•    Diserahkan kepada pencatat surat
   2) Pencatat surat, bertugas:
•    Meminta surat serta dilampirkan dua lembar kartu kendali
•    Memberi nomor dan meneruskan kepada pengolah
   3) Pengarah surat, bertugas:
•    Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian kolom indeks/subjek dan kode
•    Menyimpan kartu kendali dan menerusakan surat asli, tindasan, kartu kekdali II dan IV kepada petugas pengirim surat
   4) Pengirim surat, bertugas:
•    Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III
•    Memberi cap pada surat asli dan tindasannya
•    Melpat surat asli untuk dimasukkan pada amplop, selanjutnya tindasan dan kartu kendali II diteruskan kepada penata arsip
   5) Penata arsip, bertugas:
•    Menerima kartu kendali yang telah diparaf oleh unit pengolah (kartu kendali II)
•    Menyimpan kartu kendali III
•    Menyerahkan kartu kendali III kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diserahan ke bagian penata arsip