penggolongan surat

PENGGOLONGAN SURAT 

Pengertian surat
yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
PENGGOLONGAN SURAT
1. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
a.    Surat pribadi, dapat dibedakan:
•    Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.
•    Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.
Contoh :
 

b.    Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
Contoh :
 

c.    Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan oragnisasi masyarakatan lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
Contoh :


d.    Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
Contoh :


2.    Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a.    Surat biasa, adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimanya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Contoh :
•    Surat perkenalan,
•    Surat keluarga,
•    Surat ucapan selamat.
Contoh :


b.    Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa  pemberithuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat juga ditik atau ditulis tangan. Memo umumnya singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat yang setingkat. Memorandum mempunyai ukuran kertas yang umum oktavo dan AS.
Contoh :


c.    Surat telegram/surat kawat
    Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau bentuk). Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan tulisan dengan baantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Ciri berita telegram adalah kalimat singkat. Untuk telegram dinas pemerintah huruf yang dipakai adalah semua huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta atau umum semuanya huruf kecil. Berita telegram ditulis pada sehelai blanko telegram yang telah disediakan oleh kantor telegram. Blanko telegram ada yang diisi oleh petugas di kantor telegram dan ada yang ditulis sendiri oleh si pengirim berita.
Contoh :

d.    Kartu pos, adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh perum POSTEL.  Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartupos tidak menggunakan sampul khusus.
Contoh :

3.    Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
a.    Surat sangat rahasia
    Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kode SRHS (sangat rahasia). Cara pengoroman surat sangat rahasia, berbeda dengan pengiriman surat biasa.
    Surat dikirim dengan memakai tiga sampul.
    Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-masing di lem. Sebaiknya, penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p (untuk perhatian) dan nama pejaabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masing-masing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA.
    Sampul ketiga hanya ditulisdengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak dilem. Maksudnya agar tidak mengundan perhatian orang jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat-surat tersebut antara lain :
•    Surat dari kementerian luar negeri,
•    Dokumen untuk negara tetangga,
•    Dokumen di kalangan militer.
Contoh :

b.    Surat rahasia
    Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Cara pengiriman :
    Dengan menggunakan dua sampul,
    Sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA (RS) dan dilem,
    Sampul kedua hanya ditulis seperti  surat biasa. Contohnya yaitu :
•    Surat dokumen kepada instansi setempat.
•    Laporan kondite seorang pejabat.
4.    Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
a.    Surat sangat segera/kilat
    Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus di dahulukan dari srat-surat lainnya baik dalam proses pembukaan maupun proses pengirimannya.
b.    Surat segera
    Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
c.    Surat biasa
    Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.
5.    Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos
a.    Surat biasa
    Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan menempelkan perangko yang termurah, seperti telah ditetepkan oleh PARPOSTEL, misalnya Rp 300,00.
b.    Surat kilat
    Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko  yang teleh ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan kebih mahal darri perangko surat biasa.
c.    Surat kilat khusus
    Surat kilat khusus ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini. Cara pengirimannya:
    Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petufas pos,
    Surat didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos,
    Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resi pos yang dapat digunakan untuk bahan bukti bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat,
    Harga pengiriman/perangko lebih mahal dari surat kilat,
    Memakai nomor monitoring yang sesua dengan resi agar mudah memonitor, apakah surat sudah smpai atau belum.
d.    Surat tercatat atau terdaftar
    Surat tercatat atau terdaftar adalah surat yang lebih baik lagi jaminannya dari surat kilat khusus, karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini. Dan setiap waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatan, sedangkan surat kilat khusus hanya 1 x 24 jam pengirimannya. Surat ini pun menggunakan resi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat.
•    Bentuk Surat.
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)



Pola Bentuk Lurus (Block Style)

 

Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

 

Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )


Pola Bentuk Resmi (Official Style)

 

Pola Bentuk Paragraf Bergantung (Hanging Paragraph)

 

Pola Bentuk Resmi Gaya Baru